نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه و زمان – وظایف مدیر پروژه

مدیریت پروژه ساختمانی یا( project manegent ) چیست؟

مدیریت پروژه ساختمانی، فرآیندی است که طی آن تمامی فعالیت‌های مربوط به ساخت و ساز، از مرحله آغاز تا تکمیل پروژه، به‌صورت بهینه و هماهنگ انجام می‌شود. این فرآیند شامل برنامه‌ریزی دقیق، تخصیص منابع، نظارت بر پیشرفت کار، مدیریت بودجه، کنترل زمان‌بندی، شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها و تضمین کیفیت خواهد بود. هدف اصلی از مدیریت پروژه ساختمانی، اطمینان از این است که پروژه در محدوده زمانی مشخص، با بودجه تعیین‌شده و مطابق با استانداردهای مناسب و با کیفیت اجرا شود. همچنین، مدیریت پروژه می‌بایست تمامی ذینفعان پروژه (کارفرما، مهندسان، پیمانکاران، تأمین‌کنندگان و سایر طرفین) را به طور مؤثر مدیریت کرده و ارتباط تعاملی مناسبی را میان آن‌ها برقرار سازد.

وظایف اصلی مدیر پروژه چیست؟

مدیر پروژه باید تمامی جنبه‌های فنی و غیر فنی پروژه را به دقت نظارت کند تا از هرگونه تأخیر، اضافه‌هزینه و مشکلات غیرمنتظره جلوگیری کند. بنابراین، مدیریت پروژه ساختمانی یک فرآیند پویا و کار‌امد است که نیاز به تصمیم‌گیری‌های سریع و درست در هر مرحله از پروژه را دارد. مدیر پروژه در ساخت و ساز مسئولیت‌های متعددی را بر عهده می‌گیرد که در نهایت برای تکمیل پروژه به صورت کامل و موفقیت آمیز است. وظایف اصلی مدیر پروژه را به ۴ صورت زیر می‌توانیم تقسیم‌بندی کنیم.

۱- انتظارات از پروژه : انتخاب صحیح پروژه

مدیر پروژه باید ابتدا انتظارات واقعی از پروژه را در نظر بگیرد و سپس آن‌ها را با منابع مالی، زمان‌بندی، نیروی انسانی و سایر عوامل مرتبط تطبیق بدهد. تصمیم‌گیری‌های اشتباه در این مرحله می‌تواند به توقف پروژه یا ایجاد مشکلات در آینده منجر شود. ارزیابی دقیق از نیازهای کارفرما و شرایط موجود، به مدیر پروژه کمک می‌کند تا پروژه را به‌ صورت منطقی قبول و هدایت کند و از شروع پروژه‌های غیرممکن جلوگیری کند. وقف پروژه بعد از شروع هدر رفتن وقت و سرمایه را در پیش دارد و هرچقدر که پروژه پیشرفت کند در مراحل بالاتر توقف آن پرهزینه تر خواهد بود و ضرر و زیان بیشتری را به همراه خواهد داشت. برای جلوگیری از این مشکل مدیر پروژه قبل از شروع باید با تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات با دید واقعی در مورد پروژه و شروع آن  تصمیم بگیرد.

۲- برنامه ریزی و تقسیم وظایف

یکی از اصلی‌ترین بخش‌های مدیریت پروژه ساختمانی، برنامه‌ریزی صحیح برای اجرای پروژه است. برنامه‌ریزی شامل تدوین جدول زمانی دقیق، تخصیص منابع و تقسیم وظایف بین اعضای تیم است. در این مرحله، مدیر پروژه باید تمامی جنبه‌های پروژه را از جمله هزینه‌ها، زمان، منابع انسانی، و تجهیزات به‌طور دقیق برنامه‌ریزی کند. همچنین باید ریسک‌ها و مشکلات غیرقابل پیش‌بینی را شبیه‌سازی کرده و برای آن‌ها برنامه‌های اضطراری تدوین نماید.

در این مرحله، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت زمان‌بندی، بودجه‌بندی و تخصیص منابع توصیه می‌شود. این نرم‌افزارها می‌توانند تمامی اعضای تیم را به‌طور همزمان به اطلاعات موردنیاز دسترسی بدهند و از بروز هرگونه اختلال در پیشرفت پروژه جلوگیری کنند.

۳- تدارکات، تامین و آماده سازی منابع

مرحله بعدی، تأمین مصالح، تجهیزات، نیروی انسانی و سایر منابع مورد نیاز پروژه است. در این مرحله، مدیر پروژه باید به‌دقت بررسی کند که تمامی مصالح و تجهیزات به‌موقع و با قیمت مناسب تأمین شوند. یکی از چالش‌های بزرگ این مرحله، نوسانات قیمت در بازار و تغییرات غیرمنتظره در شرایط تأمین است. به همین دلیل، مدیر پروژه باید برنامه‌ریزی دقیقی برای تأمین منابع و تطبیق آن با شرایط بازار داشته باشد. در پروژه‌های بزرگ، حتی کوچک‌ترین خطا در برآورد هزینه‌ها می‌تواند به تأخیر در اجرای پروژه و افزایش هزینه‌ها منجر شود.

۴- نظارت و پیگیری مستمر بر پیشرفت پروژه

نظارت مستمر بر پیشرفت پروژه از دیگر وظایف حیاتی مدیر پروژه است. در این مرحله، مدیر باید بر اساس جدول زمانی و منابع تخصیص‌یافته در مراحل قبلی، پیشرفت واقعی پروژه را بررسی کرده و از انحراف در برنامه زمان‌بندی جلوگیری کند. ارزیابی‌های منظم و دقیق از میزان پیشرفت پروژه، امکان شناسایی مشکلات و تأخیرها را فراهم می‌آورد و به مدیر پروژه کمک می‌کند تا در صورت لزوم اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهد. همچنین، نظارت بر کیفیت انجام کارها و بررسی تطابق با استانداردهای فنی از قبل تعیین شده از دیگر مسئولیت‌های مدیر پروژه است.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه – ابزاری حیاتی برای موفقیت در پروژه‌

امروزه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به ابزاری ضروری در فرآیند مدیریت پروژه‌های ساختمانی تبدیل شده‌اند. این نرم‌افزارها به تیم‌های پروژه کمک می‌کنند تا اطلاعات پروژه را به‌طور متمرکز و شفاف مدیریت کرده و از مشکلات ارتباطی و بایگانی اسناد جلوگیری کنند. برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، قابلیت‌های خاصی دارند که به‌طور ویژه برای پروژه‌های ساختمانی طراحی شده‌اند.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود هماهنگی میان تیم‌ها و افزایش شفافیت پروژه منجر شود. علاوه بر این، بسیاری از نرم‌افزارها به‌طور خودکار فرآیندهای زمان‌بندی، بودجه‌بندی و ارزیابی ریسک را انجام می‌دهند، که این امر مدیریت پروژه را ساده‌تر و مؤثرتر می‌کند.

اگر از نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه به درستی استفاده شود، تاثیر زیادی بر موفقیت پروژه می‌توانند داشته باشند. براساس آمار، انتقال دادها در مدیریت پروژه ساختمانی به نرم‌افزار‌ها می‌تواند بهره وری را تا ۱۵ درصد افزایش دهد و همچنین در خصوص بودجه بندی و کاهش هزینه‌ها تا ۶ درصد کارآمد خواهد بود. تمامی مواردی که در مورد وظایف مدیر پروژه و همچنین مشکلات آن بررسی کردیم به کمک نرم‌افزار‌های این حوزه قابل انجام است و همچنین مشکلات احتمالی را کنترل می‌کند.

ویژگی‌های نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ساختمانی

• مدیریت اسناد و مستندات: نگهداری تمامی اسناد پروژه از جمله نقشه‌ها، قراردادها، گزارش‌ها و دیگر مستندات به‌صورت دیجیتالی و متمرکز
• مدیریت زمان‌بندی: تنظیم و نظارت بر جدول زمانی پروژه، شبیه‌سازی تأخیرها و پیش‌بینی اقدامات اصلاحی
• کنترل هزینه‌ها و بودجه‌بندی: مدیریت منابع مالی پروژه و نظارت بر هزینه‌ها برای جلوگیری از افزایش غیرمجاز بودجه
• مدیریت ریسک‌ها: شبیه‌سازی و ارزیابی ریسک‌ها و تهدیدات احتمالی پروژه و تدوین استراتژی‌های مقابله
• یکپارچگی داده‌ها و ارتباطات: اطمینان از جریان اطلاعات صحیح و به‌موقع بین اعضای تیم، کارفرما و سایر ذینفعان پروژه

۴ نرم‌افزار پرکاربرد برای مدیریت پروژه‌های ساختمانی

۱- Primavera (پریماورا)

این نرم افزار در سال ۱۹۸۰ توسط شرکت اوراکل تولید و ارائه شد. این نرم‌افزار یکی از کامل‌ترین نرم‌افزار‌ها در در حوزه مدیریت پروژه است. این نرم‌افزار از نظر بسیاری از کارشناسان یکی از بهترین‌ها برای پروژه‌های ساختمانی است و در ایران نیز استفاده زیادی از این نرم‌افزار می‌شود. این نرم‌افزار قابلیت‌های زیادی مانند مدیریت‌هزینه، تحیل پروژه، مدیریت ریسک، مدیریت منابع انسانی، مدیریت قرارداد‌ها و امکان گزارش‌دهی را دارد. این نرم‌افزار قابلیت اجرا روی ویندوز را دارد و امکان ایجاد ارتباط گروه ‌کاری را باهم ایجاد می‌کند.

۲- BIM360 Field (بیم)

این نرم‌افزار از زیر مجموعه اتودسک (Autodesk)  است که برای مدیریت پروژه استفاده می‌شود. از قابلیت‌های این نرم‌افزار می‌توانیم به مدیریت کیفیت، مدیریت ایمنی، بهبود کیفیت کاری، مدیریت عملکرد و داشتن چک لیست اشاره کنیم. این نرم‌افزار را می‌توان با گوشی نیز استفاده کرد و نقشه‌های طراحی شده را در بارگذاری کنیم و تمام مراحل سازه وغیره مدیریت کنیم.

۳- BuilderTREND (بیلدرترند)

این نرم‌افزار تخصصی حوزه ساختمان قابلیت اجرا بر سیستم‌ عامل‌های گوشی های اندروید و ios  هست که به کاربران خود اجازه‌ می‌دهد که در هر مرحله پروژه خود را مدیریت کنند. از قابلیت اصلی نرم‌افزار می‌توانیم به گزارش‌گیری هفتگی پیشرفته اشاره کنیم. از سایر امکانات آن مدیریت اسناد و کاهش هزینه‌ها، و افزایش کیفیت پروژه را دارد.

۴- MS Project (ام اس پروجکت)

این نرم‌افزار تخصصی حوزه ساختمان قابلیت اجرا بر سیستم‌ عامل‌های گوشی های اندروید و ios هست که به کاربران خود اجازه‌ می‌دهد که در هر مرحله پروژه خود را مدیریت کنند. از قابلیت اصلی نرم‌افزار می‌توانیم به گزارش‌گیری هفتگی پیشرفته اشاره کنیم. از سایر امکانات آن مدیریت اسناد و کاهش هزینه‌ها، و افزایش کیفیت پروژه را دارد.

محبوب ترین و معروف ترین نرم‌افزار مدیریت پروژه MS PROJECT  است. این نرم افزار در سال ۱۹۸۴ توسط شرکت مایکرو سافت رونمایی شد. این نرم افزار برای استفاده در یارانه‌های مک سازگاری ندارد. دلیل محبوبیت این نرم‌افزار استفاده آسانی که مانند اکسل و ورد برای کاربر ایجاد می‌کند و همچنین قابلت‌های زیادی که دارد طرفداران زیادی در دنیا را به خود جذب کرده است. برای پروژه‌های بزرگ می‌توان از آن به راحتی استفاده کرد. ارزیابی در این نر‌م‌افزار به صورت هفتگی است. این نرم افزار به دو صورت Microsoft Office Project Standard و Microsoft Office Project Professional در دسترس است.

نسخه استاندارد آن برای استفاده‌های انفرادی و تکی و نسخه حرفه‌ای آن بیشتر برای مواقعی که گروهی از افراد نیاز به اشتراک گذاری اطلاعات دارند کاربرد دارد. از قابلیت‌های این نرم افزار مدیریت منابع ،فاکتور نویسی برای دستمزد و حقوق و غیره است. آموزش و استفاده از نرم‌افزار ام اس پراجکت به نسبت قابلت‌ها و سایر نرم‌افزار‌های هم رده خود آسان است، ولی برای استفاده کامل از امکانات آن آموزش تخصصی را پیشنهاد می‌کنیم.

مقایسه ۴ نرم‌افزار مهم مدیریت پروژه ساختمانی

در انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه، مهم است که نیازهای خاص پروژه‌ها را در نظر بگیریم. هر نرم‌افزار ویژگی‌های خاص خود را دارد و بسته به پیچیدگی پروژه، نوع و مقیاس آن، برخی از نرم‌افزارها می‌توانند عملکرد بهتری داشته باشند. مقایسه‌ی این ۴ نرم‌افزار محبوب به صورت زیر است.

دیگر نرم افزار‌های مدیریت پروژه ساختمانی  کدامند؟

• Jira
• Trello
• Co-Construct
• Oracle aconex
• Buildertend
• Fieldwire
• Asta powerproject
• Houzzo pro
• Exel اکسل

در برخی از کارگاه‌های ساختمانی با توجه به میزان نیاز بکارگیری این نرم‌افزار‌ها گاهی از هم‌رده‌های مشابه‌ای همانند اکسل که کاربری عمومی‌تری دارند نیز می‌توان با تهیه جداولی همانند جدول زمان بندی، جدول هزینه و نیرو‌ی انسانی استفاده کرد. این نرم‌افزار (اکسل) در پروژه‌های کم حجم عملیات ساختمانی در میان مهندسین ایرانی کاربرد بیشتری دارد. در بازار مهندسین معمولا در پروژه‌های بزرگ و پر حجم ساختمانی از لحاظ عملیات اجرایی استفاده از نرم‌افزار ام اس پروجکت (MS Project) و سایر نرم‌افزارها کاربرد زیادی دارد، اما معمولا در پروژه های کوچک ( پروژه های محدود شهری ارجاع شده به نظام مهندسی) از لحاظ اجرای عملیات، علاوه بر استفاده از نرم‌افزارهایی که در بالا ذکر شد، بیشتر از نرم‌افزار اکسل برای در دسترس بودن و کاربردی بودن آن برای عموم استفاده می‌گردد.

در هر صورت هدف از استفاده از نرم‌افزار‌ها کاهش هزینه و مدیریت در پروژه‌ها است، تا پروژه در دست اجرا به سرنوشت ساختمان‌های متعددی که تبدیل به موزه‌های اسکلت‌های بتنی و فولادی و نیمه ساخته نگردد، زیرا خود این پروژه‌ها عامل مشکلات و خطرات می‌توانند باشد. می‌توان گفت، با توجه به تعدد نر‌م‌افزار‌های مدیریت پروژه، می‌توانیم بر اساس انتظارات و قابلیت‌های نرم‌افزار یکی را انتخاب کنیم.

چگونه نرم‌افزار مناسب را انتخاب کنیم؟

برای انتخاب نرم‌افزار مناسب، مدیران پروژه باید به ویژگی‌ها و نیازهای خاص هر پروژه توجه کنند. نکات زیر در انتخاب نرم‌افزار مناسب می‌تواند به ما کمک کند.

• نیاز به آموزش تخصصی یا استفاده آسان
• قابلیت‌های مورد نیاز پروژه (مثل زمان‌بندی، مدیریت اسناد، هزینه‌ها و ریسک‌ها)
• سازگاری با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌های کامپیوتری
• مقیاس‌ مناسب و تطبیق با اندازه پروژه (پروژه‌های کوچک یا بزرگ)

به‌ویژه در پروژه‌های بزرگ و پیچیده، نیازمند ابزارهای تخصصی و مهارت‌های مدیریتی پیشرفته است. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نقش کلیدی در تسهیل این فرآیند دارند و می‌توانند به مدیران پروژه در کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت پروژه کمک کنند. انتخاب نرم‌افزار مناسب و به‌کارگیری آن در کنار سایر ابزارهای مدیریتی، می‌تواند موفقیت پروژه‌های ساختمانی را تضمین کند.

نقش هوش مصنوعی در مدیریت پروژه

هوش مصنوعی (AI) به عنوان یک ابزار قدرتمند، در حال تبدیل شدن به بخشی اساسی از فرآیند مدیریت پروژه‌های ساختمانی است. در این صنعت، AI می‌تواند به طور چشمگیری بهره‌وری و دقت را افزایش دهد و چالش‌های پیچیده‌ای مانند مدیریت زمان، تخصیص منابع و پیش‌بینی ریسک‌ها را به روش‌های نوین حل کند. الگوریتم‌های AI می‌توانند با تجزیه و تحلیل داده‌های تاریخی هر پروژه‌، الگوهای تأخیرات یا مشکلات رایج را شناسایی کرده و به مدیران پروژه در ر فرصت هشدار بدهد. این پیش‌بینی‌ها به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات پیشگیرانه بگیرند و از بروز مشکلات در مراحل بعدی پروژه جلوگیری کنند.

هوش مصنوعی همچنین به بهبود فرآیند زمان‌بندی در پروژه‌ کمک می‌کند. با استفاده از مدل‌های یادگیری پیشرفته زمان‌بندی دقیقی را ایجاد می‌کند، که به صورت خودکار تغییرات در هر شرایط را در نظر می‌گیرد. از طرف دیگر، افزونه‌های AI در بهینه‌سازی تخصیص منابع نیز کاربرد دارد. هوش مصنوعی با تحلیل داده‌های موجود، می‌تواند منابع پروژه مانند مصالح، نیروی کار و تجهیزات را به طور بهینه پیش‌بینی کند و از هدر رفتن ‌آن جلوگیری کند. به‌علاوه، افزونه‌های هوش مصنوعی در نظارت مستمر بر کیفیت و عملکرد تیم‌ نیز نقش مهمی ایفا می‌کند، به طوری که می‌تواند از طریق تجزیه و تحلیل داده‌های جمع‌آوری‌شده در محل، عملکرد هر بخش از پروژه را ارزیابی کند و توصیه‌هایی برای بهبود فرآیندها ارائه دهد.

در نهایت، با کمک هوش مصنوعی می‌توانیم بهبود روند مدیریت پروژه را داشته باشیم. جمع‌آوری داده‌ها به صورت دقیق‌، می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا تصمیمات بهتری را نیز اتخاذ کنند و پروژه‌های ساختمانی را با کارآمدی مناسب و بدون اتلاف زمان و منابع به اتمام برسند. در مقاله‌ی بعدی افزونه‌های هوش مصنوعی مرتبط با مدیریت پروژه را باهم بررسی و مقایسه می‌کنیم.