برنامه زمانبندی (timeline) ساخت و ساز چیست؟
مدیریت زمان را در حالت کلی می‌توانیم به سازماندهی پروژه برای بهینه سازی در صرفه جویی زمان و هزینه تعریف کنیم. طبق آمار در دهه‌های گذشته، تاخیر در اتمام پروژه‌های ساختمانی به دلایل مختلفی تبدیل به یک معضل بزرگ در دنیا شده است. وقتی مشکلات پیش آمده از تاخیر را بررسی می‌کنیم اهمیت زمانبندی بیشتر به چشم می‌آید. برنامه زمانبندی یک جدول کامل از مراحل مختلف برای پروژه است که، برای تمام فعالیت‌های ساخت از ابتدای تا انتهای آن طراحی می‌شود.
این موارد شامل مجوز‌های لازم برای ساخت نیز است که از نهاد‌های مربوطه برای شروع کار، باید اخذ شوند. سپس به آماده سازی، بودجه بندی برای هر مرحله، مدت زمان کار، تامین هزینه‌های مرتبط، قرارداد‌های لازم با پیمانکاران و کارگران و شروع و پایان هر مرحله از ساخت خواهد شد. در این میان برای اتمام پروژه در زمان مناسب، فقط داشتن برنامه زمانبندی به تنهایی کافی نیست. پای‌بندی به آن و انجام دقیق آن باعث پیشرفت کار و جلوگیری اتلاف وقت خواهد شد. این جدول به تمام افرادی که در یک پروژه در حال کار هستند یک دید کلی نسبت به پروژه و وظایف مرتبط به هر فرد به نسبت مراحل مختلف پروژه می‌دهد.
چگونه یک برنامه زمانبندی درست داشته باشیم؟
شرکت‌های بزرگ و سازندگان که اهمیت مدریت زمان برای آن مهم است اغلب از نرم‌افزار‌های زمانبندی برای اطمینان از درستی و خودکار بودن فرایند از نرم‌افزارها استفاده می‌کنند. برای داشتن جدول زمان بندی هدف از پروژ بسیارمهم است. ولی با این وجود برای داشتن یک زمان بندی درست باید سه مرحله زیر را به درستی انجام دهیم.
مرحله اول – آماده‌سازی
آماده‌سازی اولین گام برای شروع تهیه تمام مدارک ساختمانی مورد نیاز و تایید برای شروع پروژه است. ممکن است این فرایند به نسبت هر پروژه متفاوت باشد. تهیه لیست از تمام موارد لازم برای این مرحله در ابتدا و ارتباط با افرادی که قرار است در پروژه کار کنند مهم است. داشتن مدارک مورد نیاز به ما کمک خواهد کرد که در مراحل بعدی در طول ساخت وقفه‌ای در برنامه ایجاد نشود.
در مرحله اول موارد دیگری را نیز باید بررسی و آماده کنیم. برآورد هزینه و بودجه‌بندی قبل از شروع ساخت یکی از مهم‌ترین آیتم‌ها است. این مورد شامل هزینه مصالح ساخت، ابزار و تجهیزات مورد نیاز، هزینه‌های نیروی کار لازم و غیره خواهد بود. داشتن بودجه‌بندی دقیق و درست برای هر مرحله از ساخت در طول پروژه به ما برای پیشروی در کار کمک می‌کند.
مرحله دوم – تقسیم‌بندی مراحل مختلف
نگاه کلی به پروژه صورت کلی درست نیست زیرا سخت و دشوار می‌شود و شاید مراحلی را جا بیندازیم. برای جلوگیری از آن و داشتن چهارچوب بهتری، پروژه را به قسمت‌های مختلف تقسیم می‌کنیم به عبارتی به نقاط عطف مختلفی تقسیم می‌کنیم. این نقاط یک پله برای رفتن به مرحله بعدی پروژه و استارت مرحله بعدی خواهند بود. تنظیم بودجه، زمان و نیروی لازم برای هر مرحله ضروری است. به عنوان مثال فونداسیون و ستون گذاری دو مرحله جدا از هم هست که باید به ترتیب انجام شوند. تقسیمات برنامه زمانی کلی پروژه به مراحل مختلف، دید کلی و درستی از مراحل که پشت سر هم اجرا خواهند شد. پیشرفت در ساخت و ساز را به ما نشان خواهد داد و همچنین استرس‌های ناشی از مدیریت زمان را کاهش می‌دهد.
مرحله سوم – تعریف مسئولیت‌ها
تقسیم بندی و شرح وظایف به صورت دقیق و واگذاری آنها به افراد ذیصلاخ یکی از مراحل پروژه است. تعریف مسئولیت افراد در مراحل مختلف و هزینه‌های کارگران در هر مرحله از ساخت و دادن زمان منطقی به افراد به آنها کمک می‌کند که بتوانند هر فرد برنامه‌ریزی درستی نسبت به کار خود داشته باشد. به طور خلاصه، تقسیم وظایف ساختمانی به کارگران، پیمانکاران ساختمانی ویا یک تیم قبل از شروع کار در جدول زمانبندی و برنامه‌ریزی باید مشخص شود. مدیران ساخت و ساز نه تنها مسئول پروژه ساخت و ساز به عنوان یک کل هستند، بلکه برای هر کارگر به طور جداگانه مسئولیتی دارند و مدیریت افراد مشغول در پروژه به عهده آنها است.
همانطور که می‌دانیم شروع فاز ساخت و ساز شلوغ ترین مرحله یک پروژه خواهد بود. داشتن یک استراتژی درست و منعطف با در نظر گرفتن شرایط به ما کمک می‌کند دید درستی نسبت به کل پروژه در تمام راحل داشته باشیم. بتوانیم در صورت ایجاد وقفه به هر دلیل در هر کدام از مراحل، هرچه سریع تر نسبت به حل آن اقدام کنیم تا اتمام پروژه به تاخیر بیفتد.
عوامل تاثیر گذار برای زمانبندی درست کدامند؟
عواملی باعث به تاخیر انداختن زمانبندی پروژه هستند. یکی از آنها خطاهای انسانی است و دیگری شرایط مربوط به عواملی که از کنترل افراد خارج است مثل اب وهوا و شرایط جوی نامساعد. شرایط آب و هوایی هر منطقه باید قبل از طراحی جدول زان‌بندی در نظر گرفته شود. شرایط آب و هوایی و جوی می‌تواند مستقیما بر زمان ساخت و ساز تاثیر بگذارد. مثلا بعضی از کارهای ساختمانی قابل اجرا در هوای یخبندان و یا بسیار گرم نیستند، به همین دلیل برای جلوگیری از وقفه در کار باید در برنامه ریزی این مورد را لحاظ کنیم.
اگر به هر دلیلی شرایط جوی تغییری به دور از انتظار داشت باید هر مرحله از ساخت در جدول زمانبندی، یک بازه‌ی زمانی برای اتفاقات پیش بینی نشده داشته باشد. یکی دیگر از مواردی که در زمان بندی تاثیر گذار است بیماری و یا مرخصی‌های کارگران و افراد دارای مسئولیت خواهد بود. با برنامه ریزی درست باید جایگزین و یا زمان اضافه ای را به این موضوع اختصاص داد.
در نظر گرفتن تعطیلات رسمی و تعطیلات احتمالی نیز باید جزء این مورد باشند. زمانی را نیز باید برای مواردی مانند تدارکات، نگهداری، ایمنی در ساخت و همچنین برای اتفاقات غیر مترقبه نیز باید در نظر بگیریم. مدیریت خرید مصالح و آماده سازی تجهیزات مورد نیاز برای هر مرحله نیز نیازمند زمان خواهد بود. در نظر گرفتن این موضوع که حمل مصالح مورد نیاز تا محل پروژه از کارخانه مسافت داشته باشد و زمانی نیز صرف این مرحله خواهد شد، باید در جدول زمانبندی این مورد نیز با بررسی مصالح مورد نیاز پروژه لحاظ شود. پس نتیجه می‌گیریم زمانبندی درست و دقیق ولی منعطف، به مهندسان و پیمانکاران اجازه می دهد تا پروژه را سر زمان معین به اتمام برسانند.
چه مواردی به ما در درست اجرا کردن برنامه زمانبندی کمک می‌کنند؟
مستند کردن تمام موارد در مراحل مختلف و پیگیری روزانه به ما کمک می‌کند که در برنامه بمانیم، ثبت کردن و یادداشت کلید موفقیت در پروژه است.افزایش هزینه‌ها، وجه‌ی کاری بد، بی‌اعتمادی کارفرما و زمان اتلاف شده از عواقب پایبند نبودن به برنامه خواهد بود. مدیریت زمان برای هر صنعت و حتی کسب و کار کوچک مهم است، بنابراین طرح زمانبندی را قبل از شروع پروژه چند بار مرور کنید، اتفاقات دور از انتظار در پروژه‌های پیچیده اکثرا محتمل هستند پس از آنها غافل نشوید و زمانی را برای بررسی آنها اختصاص دهید.
- برنامه زمانبندی خود را هر روز مرور کنید اگر زودتر از موعد مقرر مرحله‌ای به پایان رسید وقت و هزینه اضافی را به درستی مدیریت و ذخیره کنید.
- شناسایی و رفع مشکلات پیش آمده به ما کمک زیادی‌خواهد کرد که بتوانیم به دقیق ترین روش ممکن پروژه را به اتمام برسانیم.
- برای جلوگیری از موارد دیگر از نرم افزار های مدیریت زمان استفاده کنید، این نرم افزار‌ها همه داده‌های لازم را به صورت منسجم و سازماندهی شده برای پروژه را در اختیار شما و افراد مشغول در پروژه قرار می‌دهند.
در مقاله‌ی رشته مدیریت پروژه و همچنین نرم‌افزار‌های مرتبط و افزونه‌های هوش مصنوعی را به طور کامل بررسی کردیم.
